Cum să alegi imprimantele potrivite pentru afacerea ta: ghid complet

Într-o perioadă în care tehnologia ne influențează, într-o mare măsură, deciziile legate de productivitatea afacerii personale, alegerea imprimantelor potrivite este un pas natural și necesar în organizarea eficientă și gestionarea fluxului de lucru din interiorul companiei. Pentru cele mai bune rezultate și eliminarea sarcinilor repetitive ale angajaților, este indicat să iei în considerare toate aspectele, înainte să începi căutările printre opțiunile disponibile pe piață. Descoperă în cele ce urmează care sunt factorii esențiali după care să te ghidezi în găsirea echipamentelor potrivite, care sunt tipurile de imprimante și caracteristicile lor, precum și aplicațiile dedicate care pot optimiza procesul de printare.

Cuprins:

8 factori cheie de care să ții cont înainte de alegerea imprimantelor

Selectarea imprimantelor potrivite pentru afacerea ta pare, la prima vedere, o provocare, dar lucrurile se pot simplifica, odată ce înțelegi nevoile de printare de care compania ta are nevoie. Astfel vei avea capacitatea de a face o alegere informată, care va îmbunătăți eficiența și va reduce costurile de achiziție și producție pe termen lung. Iată opt factori pe care ar trebui să îi analizezi înainte de a lua decizia finală:

Scopul utilizării imprimantelor

Scopul utilizării este primul aspect căruia trebuie să-i acorzi o importanță majoră, când vrei să alegi un anumit model de imprimantă. Gândește-te la tipul documentelor pe care le vei tipări cel mai des. De exemplu, dacă domeniul de activitate al companiei este contabilitatea, vei avea nevoie de un echipament care să imprime rapid documente text, precum facturi, rapoarte financiare și declarații fiscale. În acest caz, o imprimantă monocromă ar putea fi o excelentă opțiune. Pe de altă parte, dacă deții o agenție de design sau marketing, o imprimantă color este utilă pentru a produce materiale promoționale ori diferite prezentări interactive pentru clienți. 

Volumul de tipărire

Odată ce ai clarificat scopul, poți trece la următoarea etapă și anume volumul de tipărire anticipat. O estimare cât mai realistă a numărului de pagini listat lunar te va ghida către alegerea unor modele de imprimante adecvate capacității de producție a companiei. În funcție de tipul și diferitele caracteristici ale imprimantei, sunt disponibile aparate care au:

  • volum redus, de până la 4.000 de pagini/lună, potrivit în cazul afacerilor de mici dimensiuni sau persoanelor care lucrează de acasă;
  • volum mediu, de până la 6.000 de pagini/lună, ideal pentru birouri cu dimensiuni medii ori departamente care fac parte din companii mari;
  • volum mare, care depășește 10.000 de pagini/lună, recomandate centrelor de copiere ori companiilor multinaționale. 

Rezoluția imprimantei

Rezoluția imprimantei se măsoară în DPI (dots per inch), un element care reprezintă numărul de puncte tipărite pe fiecare document. Cu cât această valoare este mai mare, cu atât tipul de imprimare va fi mai clar și detaliat. Spre exemplu, o rezoluție medie, între 200 și 300 DPI, este acceptată în cazul proiectelor de mici dimensiuni, precum pliante sau broșuri. În schimb, dacă vrei să obții fotografii detaliate, de înaltă calitate, este recomandată valoarea de 600 DPI și utilizarea unei imprimante profesionale. 

Viteza de imprimare

Viteza de imprimare este un factor important care influențează productivitatea, mai ales în mediile de lucru cu activitate intensă. Măsurată în pagini per minut (ppm) acest element poate varia semnificativ între diferitele tipuri de imprimante. Pentru un birou mic sau mediu, viteza cuprinsă între 20 și 40 ppm este suficientă pentru a gestiona fluxul de lucru zilnic, fără întârzieri semnificative. Pe de altă parte, dacă firma pe care o manageriezi se bazează pe o producție rapidă a documentelor, cum ar fi o tipografie sau un centru de copiere, ar trebui să te orientezi către o imprimantă multifuncțională care depășește 40 ppm. 

Bugetul

Costul total de proprietate include prețul imprimantei, cheltuielile cu consumabilele, consumul de energie electrică, întreținerea și eventualele reparații ale echipamentelor de lucru. De exemplu, o imprimantă laser color poate avea un preț de achiziție mai mare, însă costurile pe pagină pot fi semnificativ mai mici decât în cazul unei imprimante inkjet, mai ales dacă implică volume mari de printare. Analizează în detaliu fiecare aspect și ia în calcul bugetul disponibil, pentru a lua cea mai economică și eficientă decizie pe termen lung. 

Conectivitatea

În era digitală, conectivitatea s-a transformat într-o caracteristică de bază a imprimantelor. Caută mereu modele care oferă o gamă variată de opțiuni, inclusiv Wi-Fi, pentru a tipări documentele de lucru de la distanță, Ethernet pentru integrare în rețeaua de internet a companiei și servicii de cloud pentru acces continuu de pe orice dispozitiv electronic. Astfel, atât tu, cât și angajații companiei nu veți avea vreun impediment atunci când vine vorba despre utilizarea unei imprimante multifuncționale cu laser, chiar dacă vă aflați departe de echipamentul propriu-zis.

Securitatea datelor

În cele din urmă, nu neglija aspectele care țin de securitatea datelor. Anumite modele de imprimante pot deveni un punct vulnerabil pentru siguranța datelor companiei, așadar asigură-te că echipamentul ales oferă funcții adiționale, precum criptarea datelor, autentificarea utilizatorilor și imprimarea securizată cu cod PIN. 

Impactul asupra mediului

Din perspectiva sustenabilității, caută certificări de eficiență energetică și utilizează funcții de economisire a resurselor, cum ar fi imprimarea automată față-verso. Majoritatea companiilor la care apelezi pentru furnizarea echipamentului oferă inclusiv programe de reciclare pentru consumabile, demonstrând un angajament față de sănătatea și prezervarea mediului înconjurător.

Tipuri de imprimante și caracteristicile lor

Pentru a putea alege cea mai bună imprimantă pentru prosperitatea și evoluția afacerii tale, este important să cunoști tipurile de echipamente disponibile, precum și particularitățile lor de funcționare. Acestea se clasifică în funcție de mai multe criterii, unul dintre ele fiind tehnologia de imprimare:

Imprimanta laser

Imprimantele laser utilizează un proces electrofotografic complex pentru a crea fotografii. Un fascicul laser desenează imaginea pe un tambur fotosensibil încărcat electric, care apoi atrage particule fine de toner. Căldura și presiunea îl fixează pe hârtie, rezultând text coeziv și imagini clare și durabile.

Așadar, dacă apreciezi o viteză superioară de tipărire și calitatea consistentă a rezultatelor, atunci o recomandare de imprimantă eficientă pentru afacerea ta este cea laser. Deși costul inițial poate fi mai ridicat, eficiența pe termen lung în imprimarea volumelor mari justifică investiția.

Imprimanta multifuncțională

Imprimanta multifuncțională este o excelentă soluție pentru optimizarea spațiului și a fluxului de lucru, mai ales în momentele în care angajații tăi au multe sarcini complicate de rezolvat. Întrucât combină o mulțime de particularități utile, precum imprimare, scanare, copiere și fax într-un singur dispozitiv compact, aceste echipamente pot utiliza tehnologia laser.

Datorită acestor beneficii și avantaje considerabile, imprimanta multifuncțională laser color este recomandată întreprinderilor mici și mijlocii ori birourilor cu spațiu limitat. În acest mod, poți să optimizezi amenajarea biroului, membrii echipei sunt mulțumiți de spațiul de lucru și nu sacrifici calitatea rezultatelor. 

Un alt aspect după care pot fi clasificate diferitele modele de imprimante se referă la tipul de specializare și producție:

Imprimanta A3

Proiectate pentru a gestiona formate de hârtie mai mari față de cele standard, imprimantele A3 răspund nevoilor specifice din anumite domenii, precum arhitectura, ingineria și publicitatea. Capacitatea de a produce intern materiale de dimensiuni mari îți oferă flexibilitate și control sporit asupra realizării proiectelor.

Investiția inițială pentru achiziționarea unei imprimante alb-negru sau color cu format A3, respectiv spațiul necesar pentru depozitarea acesteia sunt elemente la care să fii atent. Beneficiile notabile, în ceea ce privește productivitatea și reducerea dependenței de servicii externe, justifică adesea adoptarea acestei tehnologii de către organizațiile care se bazează frecvent pe materiale cu format extins.

Echipamentele de producție color

La vârful tehnologiei de imprimare se situează echipamentele de producție color, concepute pentru volume mari și calitate superioară. Aceste sisteme utilizează tehnologii avansate, precum kitul de tonere Vivid, pentru a oferi o gamă cromatică extinsă și o precizie remarcabilă în reproducerea detaliilor. Astfel, dacă activitatea afacerii tale este în domeniul organizării de evenimente, ai oportunitatea să creezi invitații de nuntă unice, felicitări, calendare, cutii pentru flori și multe alte articole cerute de potențialii clienți.

În plus, tehnologia Xerox Adaptive CMYK Plus permite extinderea paletei de culori tradiționale CMYK, adică cyan, magenta, galben și negru, cu tonuri metalice, alb și culori fluorescente. Această inovație deschide noi posibilități creative în producția materialelor de marketing, ambalaje de lux și publicații de înaltă calitate.

Echipamentele pentru tipar digital reprezintă un segment important în această categorie, oferind flexibilitate în producția de tiraje mici și medii. Acestea permit personalizarea fiecărei pagini, viteze de imprimare ridicate și opțiuni avansate de finisare.

Echipamentele de producție alb-negru

Echipamentele de tipar de producție alb-negru sunt optimizate pentru volume extinse de tipărire a documentelor. Bazate pe tehnologii avansate, aceste prese digitale se bucură de viteze impresionante de imprimare, adesea depășind 100 de pagini pe minut, și costuri reduse de printare pentru tiraje mari.

Caracteristicile imprimantelor de producție alb-negru includ rezoluții de imprimare de până la 4800 x 600 DPI, capacități de alimentare cu hârtie de zeci de coli și opțiuni de finisare integrate, precum broșurarea automată. Aceste capabilități le fac ideale pentru centre de copiere, departamente de imprimare corporative și edituri specializate în producția de cărți, manuale și documente juridice în volume substanțiale.

⏩ Descoperă echipamentele de producție alb-negru și color oferite de Roxer, partenerul oficial Xerox. Poți alege dintr-o gamă diversificată de echipamente de tipar digital color și de producție alb-negru, în acord cu nevoile de tipărire ale companiei tale. 

Tehnologii compatibile cu diferitele tipuri de imprimante

După ce ai făcut încă un pas important în găsirea și alegerea celei mai bune imprimante cu cartușe ori cu toner pentru afacerea ta, urmează să vezi care sunt tehnologiile pe care le poți include în fluxul de lucru. Pe lângă faptul că acestea pot reduce costurile operaționale, cresc productivitatea angajaților și îmbunătățesc securitatea documentelor, elimină procesele manuale și repetitive. 

Xerox Workflow Central îți pune la dispoziție un sistem complex bazat pe cloud. Poți accesa toate funcțiile sale de pe calculator, laptop, telefon, tabletă, fiind compatibil cu diverse imprimante multifuncționale din gama Xerox (VersaLink, AltaLink, PrimeLink), precum Xerox VersaLink C7020 sau imprimanta multifuncțională cu laser Xerox B315. Serviciul transformă rapid textele scrise de mână în documente digitale, poate traduce conținut în peste 40 de limbi și convertește fișierele în formate populare precum Microsoft Word. Pentru accesibilitate sporită, platforma generează fișiere audio din documente scrise și creează rezumate automate ale textelor lungi.

Abonamentul este disponibil în două variante: starter și avansat. Versiunea de bază oferă funcții esențiale precum scanare, conversie documente și securizare prin setarea unor parole. Varianta premium adaugă posibilitatea de a combina mai multe procese într-un flux personalizat, selectarea de pagini specifice, criptare și monitorizare documente, plus integrare cu serviciile cloud preferate.

Xerox ConnectKey aduce un nivel suplimentar de inteligență imprimantelor cu toner și multifuncționale. Platforma permite instalarea aplicațiilor personalizate și asigură protecția datelor prin sisteme avansate de autentificare. Poți configura fluxuri de lucru automate și accesa documentele direct din cloud. În ceea ce privește compatibilitatea cu diverse echipamente, funcționează foarte bine cu imprimanta A4 multifuncțională Xerox VersaLink C625, de unde poți configura setările ConnectKey de pe ecranul tactil al aparatului. 

Xerox Managed Print Services (MPS) este un real ajutor, mai ales atunci când ai nevoie de o soluție eficientă, care să reducă semnificativ timpul dedicat gestionării imprimantelor mici ori de mari dimensiuni. Serviciul monitorizează automat nivelul consumabilelor, programează intervențiile tehnice preventive, generează rapoarte detaliate despre utilizare și indică ce procese pot fi optimizate. Astfel, reduci costurile operaționale și impactul asupra mediului, dar păstrezi datele importante ale companiei în siguranță și le oferi posibilitatea angajaților să folosească imprimanta alb-negru multifuncțională A3 Xerox VersaLink B7130 din birou, indiferent de locul în care se află. 

⏩ Încearcă programul Managed Print Services (MPS) oferit de Xerox, prin intermediul partenerului său regional de încredere Roxer. Prin implementarea acestui serviciu, vei putea eficientiza fluxul de lucru, reduce consumul de energie electrică, hârtie, respectiv costurile de imprimare și monitoriza și securiza activitățile de tipărire a documentelor,

Xerox Workplace Solutions completează pachetul cu funcții de securitate și mobilitate. Poți imprima documente de pe telefon sau tabletă, te poți autentifica folosind cardul de acces, ecusonul ori să scanezi codul QR de pe ecranul imprimantei cu scaner și xerox. De asemenea, un alt atu considerabil al acestui program este că poți stabili reguli specifice pentru fiecare departament, în ceea ce privește volumul de tipărire, scanare și copiere. 

9 sfaturi suplimentare pentru selectarea celei mai bune imprimante conform nevoilor companiei

Dacă nu ești pe deplin hotărât sau nu ai găsit încă un răspuns la întrebarea „ce imprimantă să aleg?”, iată câteva sfaturi care te pot ajuta să iei decizia finală:

  • Începe cu o analiză detaliată a nevoilor zilnice ale companiei. Spre exemplu, dacă echipa ta tipărește un volum mare de documente în fiecare zi și are nevoie de un echipament performant și rapid, o imprimantă multifuncțională color poate face diferența, chiar dacă are un preț mai ridicat.
  • Printarea color poate părea un lux, dar gândește-te bine înainte să o excluzi. Cu siguranță anumite tipuri de consumabile sunt mai scumpe față de altele, însă dacă produci materiale de marketing, prezentări pentru clienți sau rapoarte cu grafice, impactul unui document color poate aduce un plus semnificativ. Realizează un audit în cadrul companiei și vezi dacă merită investiția pentru o imprimantă laser color.
  • Opțiunea de închiriere a imprimantelor vine la pachet cu o serie de beneficii. Majoritatea furnizorilor includ în contractul încheiat mentenanță regulată, consumabile originale și suport tehnic, toate incluse într-o rată lunară fixă. De asemenea, poți înlocui periodic aparatele, pentru a rămâne în pas cu schimbările tehnologice. De pildă, poți alege o imprimantă Wi-Fi pentru a simplifica procesul de tipărire. 
  • Citește recenziile persoanelor care au încercat diverse tipuri de imprimante care ți-au captat interesul, dar rămâi selectiv. Caută în special feedback de la companii similare cu a ta, pentru că experiența unui birou de avocatură este diferită față de cea a unei agenții de design. Urmărește comentariile care fac referire la fiabilitate, costuri reale de întreținere și promptitudinea service-ului pentru imprimantele color wireless ori alb-negru.
  • Urmărește materialele video de prezentare ale furnizorilor. Aici poți observa detalii importante despre caracteristicile imprimantelor, precum interfața, zgomotul produs în timpul funcționării sau dimensiunile reale ale echipamentului.
  • Stabilește un buget real, unde incluzi costul pe pagină, consumabilele pentru minimum un an, potențiale servicii de mentenanță și training pentru echipă. O flotă de imprimante noi poate fi mai scumpă la achiziționare, dar rămâne o soluție economică pe termen lung. De asemenea, te poți orienta către imprimante ieftine, dar calitative, ce dețin funcții suplimentare, precum scanare sau tipărirea documentelor la o viteză ridicată.
  • Verifică dacă tipul de imprimantă color dorit se integrează cu software-ul tău actual, dacă driverele sunt compatibile cu sistemele de operare din firmă și suportă protocoalele de rețea pe care le folosești.
  • Pune în prim-plan securitatea informațiilor confidențiale. Când alegi un model de imprimantă, caută, în primul rând, funcții precum posibilitatea de tipărire cu cod PIN, monitorizarea activității utilizatorilor, ștergerea automată a datelor din memoria imprimantei și criptarea comunicațiilor în rețea.
  • Evaluează spațiul disponibil din birou. Măsoară cu atenție locul unde va fi plasată imprimanta, astfel încât să poți încărca tava cu hârtie și să schimbi consumabilele cu ușurință. 

Alegerea imprimantelor potrivite pentru afacerea ta este un proces riguros, unde este indicat să iei în considerare anumite aspecte importante. Pune în practică sfaturile noastre și vei observa că decizia ta finală devine mai ușor de luat. 

Sursă foto: Freepik.com