Cum să creezi un mediu de lucru mai eficient prin optimizarea serviciilor de imprimare

În era digitală actuală, eficiența, productivitatea și adaptabilitatea la cerințele unei piețe în continuă schimbare devin cheia succesului unei afaceri. În acest context, gestionarea eficientă a resurselor capătă o importanță tot mai mare. Printre numeroasele aspecte care pot influența semnificativ performanța unei companii, serviciile de imprimare ocupă un loc de bază. Fie că ne referim la biroul tradițional ori la noul model de muncă hibrid sau de la distanță, o infrastructură de printare optimizată se poate transforma în fundamentul unui flux de lucru îmbunătățit considerabil. Descoperă în cele ce urmează ce presupune conceptul de imprimare gestionată MPS, care sunt avantajele sale, precum și ce soluții inovatoare pot fi implementate în strategia de creștere a unei companii, în ceea ce privește serviciile de printare.

Cuprins:

Ce înseamnă imprimare gestionată MPS?

Managed Print Services (MPS) reprezintă o strategie complexă pentru optimizarea infrastructurii de imprimare în cadrul unei organizații. Această abordare transformă o necesitate operațională într-un motor al eficienței și productivității. Serviciile de print management ies în evidență atât prin furnizarea și întreținerea echipamentelor de printare, cât și prin ușurința de transmitere a documentelor în cadrul companiei. Prin implementarea unui astfel de program, fiecare organizație, indiferent de domeniul în care activează, are multe lucruri de câștigat, printre care reducerea  substanțială a costurilor de printare și menținerea informațiilor confidențiale.

Avantajele optimizării imprimării pentru companii

Dacă ești o persoană dedicată succesului companiei tale și vrei să adopți o strategie inovatoare care vizează folosirea programului de imprimare gestionată MPS, te vei bucura să știi că acesta aduce beneficii concrete pentru organizații de toate dimensiunile. În primul rând, reducerea costurilor devine realitate prin eliminarea cheltuielilor inutile, asociate cu printarea excesivă sau ineficientă. Astfel, ai posibilitatea să beneficiezi de economii considerabile prin consolidarea flotei de imprimante, în timp resursele financiare rămase pot fi alocate către îndeplinirea altor obiective de dezvoltare a afacerii pe care le ai în plan. 

Îmbunătățirea fluxurilor de lucru este un alt avantaj demn de menționat al serviciilor de print management. Prin automatizarea proceselor de gestionare a documentelor, angajații tăi câștigă timp prețios, deoarece se concentrează mai mult asupra sarcinilor de lucru mai importante. Acest lucru nu doar că sporește eficiența operațională, dar contribuie și la creșterea satisfacției salariaților, creând un mediu de lucru mai dinamic și mai productiv.

Securitatea informațiilor devine o chestiune concretă prin intermediul MPS. Într-o perioadă în care amenințările cibernetice sunt un pericol tot mai des întâlnit, protejarea datelor interne ale companiei tale și ale clienților fideli este o căsuță de bifat pe lista ta de sarcini importante. Serviciile de imprimare gestionată MPS oferă variante diverse, precum listarea documentelor cu autentificare a utilizatorilor, monitorizarea în timp real a activităților de imprimare și implementarea unor politici stricte de acces la documente. Cu alte cuvinte, aceste măsuri scad riscul ca informațiile să fie pierdute și asigură conformitatea cu reglementările din ce în ce mai stricte privind protecția datelor.

Mai mult, prin utilizarea echipamentelor de ultimă generație, compania pe care o conduci beneficiază de rezultate superioare în ceea ce privește acuratețea documentelor imprimate. Acest aspect este important, în special dacă activitatea afacerii tale se bazează pe materiale vizuale în interacțiunile cu clienții. De la rapoarte financiare complexe până la prezentări de marketing impresionante, calitatea impecabilă a printării contribuie la consolidarea imaginii profesionale a companiei și la consolidarea relației de încredere cu partenerii  de afaceri.

⏩ Descoperă oferta imbatabilă pentru imprimante multifuncționale de la Roxer, partenerul oficial Xerox. Ai la dispoziție o gamă variată de imprimante dintre care poți alege.

În ceea ce privește sustenabilitatea, imprimarea asistată MPS se aliniază perfect cu obiectivele de protecție a mediului înconjurător. Prin folosirea responsabilă a resurselor și implementarea unor politici de imprimare ecologice, vei reuși să reduci semnificativ amprenta de carbon asociată activităților de birou. Mai mult, prin promovarea unei culturi organizaționale care promovează practicile eco-friendly, le vei demonstra atât potențialilor clienți, cât și partenerilor de afaceri că îți pasă de mediul înconjurător.

7 strategii pentru îmbunătățirea eficienței la locul de muncă prin optimizarea soluțiilor de imprimare

Dincolo de simpla manipulare a hârtiei și tonerului, serviciile moderne de print management reprezintă un ecosistem complex, integrat în fluxul informațional al organizației. Iată șapte strategii pe care le poți pune în aplicare:

Evaluarea și optimizarea infrastructurii de imprimare existente

O analiză detaliată a infrastructurii de imprimare existente în cadrul companiei este fundamentală pentru îmbunătățirea eficienței operaționale. Programul MPS evaluează toate echipamentele de printare, de la modele de imprimante individuale la cele multifuncționale. Scopul acestei cercetări amănunțite este de a măsura parametri de bază, precum volumul de imprimare, costurile per pagină pentru printare color și alb-negru, consumul de energie și frecvența intervențiilor de mentenanță.

Rezultatele acestei evaluări îți permit să identifici echipamentele ineficiente sau subutilizate, precum și zonele unde capacitatea de printare este insuficientă. Pe baza acestor informații, poți concepe un plan de optimizare, care poate include înlocuirea modelelor de imprimante vechi cu altele mai eficiente, prin achiziție sau închiriere.

Îmbunătățirea flotei de imprimante are ca rezultat reducerea semnificativă a costurilor de operare și întreținere, aspect care ajută, în același timp, la creșterea productivității angajaților. Dacă alegi să integrezi această abordare,  vei observa că fiecare spațiu al biroului va beneficia de servicii de tipărire adecvate, fie că este vorba despre printare A4 standard sau de soluții mai complexe de gestionare a documentelor listate.

Optimizarea fluxului de lucru și implementarea politicilor de imprimare responsabilă

Imprimarea eficientă implică optimizarea modului în care documentele sunt create, procesate și distribuite în cadrul organizației. Soluțiile avansate de management facilitează apoi fluxuri de aprobare rapide și automatizate, eliminând blocajul administrativ. Tehnologiile de scanare inteligentă transformă cu ușurință materialele fizice în formate digitale. Ceea ce înseamnă că atât tu, cât și restul echipei de lucru puteți găsi mai repede și mai ușor datele arhivate de care aveți nevoie. Integrarea acestor sisteme asigură o circulație fluidă a informațiilor în întreaga companie, de la departamentul financiar până la echipele de proiect.

Stabilirea unor politici clare de imprimare are un impact considerabil asupra costurilor și sustenabilității. Acestea pot include:

  • printarea documentelor listate în modul „ciornă” (draft) pentru a economisi cartuș;
  • configurarea setărilor imprimantei pentru a printa alb-negru;
  • ajustarea densității de imprimare pentru a reduce utilizarea materialelor consumabile;
  • imprimarea față-verso (duplex) pentru a economisi hârtie;
  • utilizarea fonturilor concepute pentru a folosi mai puțină cerneală, precum Ecofont.

⏩ Află de aici cum poți să scanezi eficient și în siguranță documentele cu Xerox.

Adoptarea fluxurilor de lucru digitale

În contextul actual al programului de muncă, unde angajații lucrează alternativ de acasă și de la birou, capacitatea de a printa de pe orice dispozitiv, de oriunde, devine un beneficiu care lucrează atât în avantajul tău, cât și al echipei tale. Soluțiile de imprimare cloud permit trimiterea documentelor la tipărire direct de pe telefonul mobil, tabletă sau laptop, în condiții de maximă siguranță. Așadar, modul de lucru se simplifică. 

Aceste oportunități sporesc randamentul angajaților și, totodată, elimină costurile suplimentare pe care tu, în calitate de manager, ar trebui să le suporți, pentru achiziționarea de imprimante dedicate celor care lucrează de acasă. Adoptarea acestor tehnologii asigură accesul la servicii de printare eficiente și securizate, indiferent de locația fizică a salariaților, facilitând tranziția către modul de lucru hibrid și la distanță.

Consolidarea securității informaționale în procesele de imprimare

Deși securitatea documentelor listate este adesea trecută cu vederea în strategiile de protecție a datelor, aceasta este un risc pe care nu vrei să ți-l asumi. Soluțiile actuale de imprimare oferă funcționalități avansate de a păstra informațiile interne și confidențiale ale companiei tale în siguranță, precum criptarea datelor, autentificarea utilizatorilor, ștergerea automată a datelor din memoria imprimantei și înregistrarea detaliată a activităților de imprimare.

Analiza datelor pentru optimizarea continuă a imprimării

Programele de imprimare gestionată MPS oferă capabilități avansate de analiză a datelor, aspect ce îți permite  să înțelegi tiparele de utilizare a imprimantelor, respectiv poți să identifici oportunități de dezvoltare continuă. Aceste instrumente analitice oferă informații valoroase despre tendințele de utilizare, pot identifica documentele imprimate frecvent care ar putea fi digitalizate și pot realiza analize predictive pentru anticiparea nevoilor de mentenanță sau înlocuire a consumabilelor.

Prioritizarea instruirii angajaților

Optimizarea serviciilor de imprimare depinde, în mare măsură, și de comportamentul angajaților. Un program de instruire bine structurat poate transforma radical modul în care compania ta  gestionează documentele.

Obiectivul principal pentru organizarea unor sesiuni de training este ca toate persoanele care fac parte din echipa ta să conștientizeze impactului pe care deciziile individuale de printare îl au asupra situației financiare a companiei și mediului înconjurător. Astfel, angajații învață să evalueze critic necesitatea fiecărui document printat, să aleagă setările optime pentru diferite tipuri de lucrări și să valorifice alternativele digitale atunci când este posibil.

Programele eficiente de instruire combină teoria cu practica, unde vei explica detaliat diversele caracteristici ale imprimantelor. De la configurarea corectă a opțiunilor de economisire a tonerului, până la utilizarea eficientă a funcțiilor de scanare și arhivare digitală, prin aceste sesiuni le oferi angajaților abilitățile necesare pentru optimizarea fluxului de lucru.

La rândul lor, toate persoanele care au participat la sesiunile de învățare pe care le-ai  susținut, pot pune în practică cunoștințele dobândite. Trebuie doar să le oferi o motivație. Spre exemplu, îi poți încuraja prin diverse metode, cum ar fi organizarea de competiții interne între departamente, pentru reducerea volumului de printare. O altă metodă este  recompensarea salariaților, în momentul în care observi  inițiative clare  de economisire a resurselor venite din partea lor. Aceste abordări proactive stimulează atât aplicarea imediată a informațiilor învățate, cât și dezvoltarea unei culturi organizaționale orientate spre eficiență și sustenabilitate.

Alegerea unui furnizor de servicii de printare gestionată MPS potrivit nevoilor companiei

Alegerea furnizorului de servicii MPS potrivit nevoilor companiei tale este un pas important pentru bunul mers și prosperitatea afacerii pe termen lung. Studiază  ofertele disponibile pe piață cu mare atenție, până când ești complet sigur că ai luat în calcul toate variantele. Este bine să iei în considerare anumiți factori decisivi precum experiența și expertiza în domeniu, gama de servicii oferite, capacitatea de integrare cu infrastructura IT existentă, flexibilitatea în personalizarea soluțiilor și angajamentul față de inovație.

Un furnizor de servicii MPS de încredere va colabora cu tine îndeaproape pentru a identifica oportunități de îmbunătățire continuă. Acest parteneriat strategic poate transforma serviciile de printare într-un catalizator pentru eficiență operațională în gestionarea informațiilor.

Xerox Managed Print Services (MPS) – o soluție completă pentru managementul imprimării

Serviciile de imprimare gestionată MPS oferite de Xerox prin intermediul partenerului său regional de încredere, Roxer, reprezintă o soluție inovatoare și completă pentru optimizarea proceselor de printare și listare a documentelor. Companiile din zona Transilvaniei, mai precis cele situate în județele Cluj, Bihor, Maramureș, Sălaj, Satu Mare, Bistrița-Năsăud și Alba pot beneficia de acest program revoluționar de management al flotei de imprimante. 

Roxer oferă potențialilor clienți acces la o gamă variată de servicii de print și echipamente adaptate nevoilor specifice. De la imprimante laser performante la echipamente multifuncționale avansate, Xerox MPS acoperă întregul spectru de cerințe de tipărire, fie că vorbim despre printare color A4, print alb-negru sau soluții complexe de management al documentelor.

Unul dintre aspectele cele mai apreciate ale programului Xerox MPS este capacitatea de a eficientiza fluxul de lucru și de a reduce semnificativ timpul alocat gestionării imprimantelor. Prin integrarea unor caracteristici inovatoare precum butoanele tactile One Touch și aplicațiile personalizate, angajații pot executa sarcini complexe de imprimare sau scanare cu o simplă atingere. Acest nivel de automatizare nu doar că sporește productivitatea, dar elimină și erorile umane.

Securitatea datelor reprezintă o altă preocupare majoră pentru companiile moderne, iar Roxer este conștient de acest lucru și abordează subiectul cu seriozitate. Certificarea ISO 27.001 garantează implementarea unor măsuri riguroase de protecție a informațiilor, de la criptarea hard disk-urilor la autentificarea multi-factor. Soluțiile avansate precum Xerox Workplace permit autentificarea securizată prin diverse metode, printre care se numără cardurile de acces, codurile QR sau tehnologia NFC. Astfel, doar personalul autorizat poate accesa echipamentele și documentele interne.

În plus, programul Xerox MPS se remarcă prin angajamentul său față de sustenabilitate. Certificări precum EPeat, EnergyStar și Blue Angel atestă eficiența energetică a echipamentelor, în timp ce programele de reciclare a tonerelor contribuie la reducerea impactului asupra mediului. Această abordare prietenoasă cu natura nu doar că aliniază companiile la standardele ISO 14.001, dar poate conduce și la economii semnificative în ceea ce privește consumul de energie și hârtie.

De asemenea, serviciile de imprimare Xerox MPS sunt flexibile. Indiferent de dimensiunea companiei tale sau de complexitatea nevoilor de printare, acest program poate configura o soluție personalizată care să se integreze perfect în fluxul de lucru existent. De la modele de imprimante multifuncționale A4 compacte pentru birouri mici, la sisteme A3 de înaltă capacitate pentru departamente mari, fiecare detaliu este atent analizat și optimizat pentru a maximiza eficiența și a minimiza costurile.

Prin adoptarea Xerox MPS, companiile beneficiază nu doar de acces la cele mai noi tehnologii de imprimare, ci și de un partener strategic în gestionarea întregului ciclu de viață al documentelor. De la imprimarea inițială și până la arhivarea și distribuirea securizată, Xerox oferă soluții complete care simplifică procesele, reduc costurile ascunse și eliberează resursele IT interne pentru a se concentra pe proiecte mai strategice.

Așadar, Xerox Managed Print Services reprezintă mult mai mult decât un simplu serviciu de imprimare sau închiriere de echipamente. Este o soluție care transformă modul în care organizațiile abordează gestionarea documentelor, oferind un echilibru perfect între eficiență operațională, securitate avansată și responsabilitate de mediu. Companiile din Transilvania care doresc să optimizeze procesele de printare și să anticipeze costurile pot încheia un parteneriat cu Roxer pentru implementarea acestui program.

Contracte de servicii complete pentru întreținere și suport

După ce ai studiat cu atenție ofertele disponibile pe piață și ai luat hotărârea finală în privința unui furnizor pentru imprimarea gestionată MPS, ai posibilitatea să închei un contract de servicii complete. Pe lângă repararea defecțiunilor apărute la diverse echipamente, ai la dispoziție o gamă largă de beneficii care optimizează întregul proces de printare, copiere și scanare.

Aceste contracte includ întreținerea constantă a echipamentelor. În momentul în care întâmpini o anumită dificultate, poți lua legătura cu tehnicienii specializați pentru asistență tehnică. Ulterior, dacă este necesar, o echipă se va deplasa la sediul companiei tale pentru a verifica starea dispozitivelor. 

Un alt serviciu inclus în contractul încheiat este revizia tehnică periodică. Această intervenție se dovedește a fi eficientă pe termen lung, deoarece previne apariția problemelor, prelungește durata de viață a diverselor tipuri de imprimante și reduce semnificativ numărul de defecțiuni neprevăzute.

Avantajele suportului tehnic permanent

Suportul tehnic permanent constituie un element esențial al acestor contracte. Iată care sunt principalele avantaje și implicațiile lor:

  • expertiză specializată – tehnicienii posedă cunoștințe aprofundate despre caracteristicile unei imprimante. Astfel pot diagnostica natura problemelor apărute și implementa soluții optime. În cazul unor erori complexe de software sau configurări greșite ale rețelei, aceștia pot identifica și rezolva rapid cauza principală, evitând soluțiile temporare care ar putea duce la probleme recurente;
  • analiză și îmbunătățire continuă – tehnicienii nu se limitează doar la rezolvarea problemelor curente. Ei analizează în profunzime fiecare situație, identifică tiparele și implementează soluții de durată. Această abordare proactivă poate duce la optimizări semnificative ale fluxului de lucru;
  • actualizări tehnice – specialiștii în domeniu se asigură că echipamentele beneficiază întotdeauna de cele mai recente îmbunătățiri în materie de securitate și funcționalitate. Acest lucru protejează companiile de vulnerabilități și le permite să profite de noile caracteristici fără efort suplimentar din partea personalului IT intern.

Crearea unui mediu de lucru mai eficient, prin optimizarea serviciilor de printare nu se reduce doar la economia resurselor. Este despre construirea unei culturi organizaționale agile, conștiente și pregătite să facă față provocărilor întâlnite. Astfel, imprimarea gestionată MPS devine partenerul de bază pentru orice companie care vrea să facă performanță în domeniul în care activează.

Sursă foto: Freepik.com